Een nieuw artikel wordt ingevoegd door op een artikelregel op F4 te drukken, of te dubbelklikken.

Vervolgens verschijnt het artikelscherm, waarmee u een (of meerdere) artikel(en) kiest.

 

In deze cel geeft u aan of de korte of lange artikelomschrijving op de offerte verschijnt.

De korte omschrijving is de standaard omschrijving van het artikel uit Globe:

 

 

De lange omschrijving wordt overgenomen uit het veld 'Tekst omschrijving van het artikel uit Globe:

 

 

In de order of factuur wordt overigens altijd de korte omschrijving meegenomen.

 

Het standaard aantal is 1. U kunt op de instellingenpagina ingeven of u wilt dat er bij het invoeren van een artikel om een aantal wordt gevraagd.

In dat geval verschijnt dit venster:

 

 

Deze omschrijving geeft de groepsnaam van een groep van artikelen aan.

Bij het aanmaken van een groep (Ctrl-Shft-G, of rechtermuis [Groep maken]) wordt een standaard groepsomschrijving weergegeven welke is ingesteld op het instellingenpagina.

 

Een groep verwijderen gebeurt met Ctrl-Shft-Q

 

De omschrijving van de groep wordt in deze subtotaal omschrijving herhaald met de voorlooptekst 'Subtotaal' (NL).

Indien in de groep één of meerdere opties of alternatieven is gebruikt, volgt de tekst die op het instellingenpagina is weergegeven, teneinde aan te geven dat een optie of alternatief niet in het (sub-)totaal wordt meegerekend.

 

Dit is de artikelcode van het artikel.

Standaard is de artikelcode de ingang naar de artikelgegevens van dit artikel. Echter indien het artikel in Globe wordt vernummerd, blijft de link naar het artikel behouden, omdat gebruik wordt gemaakt van een unieke link naar het artikel (SysGuid).

Geeft hier geen artikelcodes met de hand in, maar voer ze altijd via [F4] in (er volgt een waarschuwing indien wel handmatige invoer plaatsvindt).

Bij handingevoerde artikelen zal er een verschil ontstaan tussen de offerte en de in Globe geïmporteerde order.

 

Dit is de korte of lange artikelomschrijving (afhankelijk van de keuze in kolom C).

 

Merken

FocusOne maakt bij de artikel-onderhoudsmodule Article-Plus, maar ook bij Quotation-Plus gebruik van een merk. In dit voorbeeld is 'Pc-Logic' het merk.

Merken kunnen in Exact worden toegepast door gebruik te maken van assortimenten.

Binnen Exact Globe gaat u naar [Voorraad],[Artikelen],[Assortimenten] en voert u hier de merken in:

 

Via Article-Plus gaat het onderhoud van artikelen en merken zeer eenvoudig.

 

Binnen Quotation-Plus wordt Assortiment1 gebruikt als merk. Voor het gebruik maken van andere assortimenten dan assortiment 1 zou de SQL query of view aangepast moeten worden.

Indien er geen gebruik wordt gemaakt van merken, zal het betreffende onderdeel van de formule 'omschrijving' leeg blijven.

 

Dit is de verkoopprijs per stuk uit het artikelbestand, excel BTW .

Indien u gebruikmaakt van prijscalculaties a.d.h.v. inkoop- of kostprijs, dan wordt de verkoopprijs overschreven met deze calculatieformule.

 

Prijslijsten in Exact worden overgenomen in Quotation-Plus, maar dit geldt alleen voor kortingen. Vaste prijzen uit prijslijsten worden niet meegenomen.

 

Indien u de verkoopprijsformule overschijft met een vaste waarde, dan wordt ter herkenning de corresponderende cel in kolom C bruin-rood gekleurd.

Vaste waarden (dus zonder = teken) worden niet gereset bij het updaten van verkoopprijzen.

Wilt u dat de oorspronkelijke verkoopprijs uit het artikelbestand wordt hersteld, voer dan [ =0 ] in als verkoopprijs. Zodra de verkoopprijs wordt geupdate, herstelt de prijs naar die uit het arikelbestand.

 

Hier kunt u een korting ingeven. Indien geen kortingen op de pagina worden ingevoerd, verdwijnt de kolomkop 'korting' teneinde korting-verwachtingen bij de klant te voorkomen.

Indien u gebruikmaakt van prijslijsten of prijsafspraken, dan verschijnt een prijslijstkorting ook op deze positie.

 

Indien u de kortingsformule overschijft met een vaste waarde(dus zonder = teken), wordt deze niet gereset bij het herstellen van kortingen.

Wilt u dat de oorspronkelijke korting uit de prijslijsten wordt hersteld, voer dan [ =0 ] in als korting. Zodra op de knop [herstellen van kortingen] wordt ingedrukt, herstel de korting naar de oorspronkelijke waarde uit de prijslijst.

 

Geeft het totaal weer van het aantal x de prijs per stuk, minus de korting, excl. BTW.

 

Sommige artikelen wilt u als alternatief of optie opgeven, maar u wilt niet dat deze optie- of alternatieve artikelen meetellen in het offertetotaal.

Zodra u in kolom J kiest voor een optie of alternatief, wijzigt de opmaak van de offerteregel naar cursief, en verschijnt de melding "(Optie, telt niet mee in eindtotaal)" in de artikelregel.

Op de instellingenpagina, kunt u deze artikelregel-aanvullingen in het Nederlands of Engels ingeven.

 

U kunt ook in één keer een volledige selectie als optie of alternatief markeren via het optiescherm.

 

Hier verschijnt ht subtotaal van de groep.

Quotation-Plus zorgt ervoor dat óók als op de onderste regel een artikel in een groep wordt toegevoegd, de optelling altijd klopt.

 

Via Ctrl-Shft-+ of het rechter-muis menu kan een commentaar-regel worden ingevoerd.

Dit is een blanco regel met dezelfde opmaak als de artikelregels.

 

Zie punt 11 hierboven over optieartikelen en alternatieve artikelen.

 

Indien er een combinatie is van optie- of alternatieve artikelen, wordt het subtotaal een optelling van de artikelen die géén optie of alternatief zijn.

Indien een volledige groep van artikelen als optie- of alternatief artikel wordt aangemerkt, dan wordt het subtotaal van die groep in zijn geheel niet meegeteld in het offertetotaal.

Op deze wijze kunt u een groep artikelen in een groep met groepstotaal aanbieden en een groep van alternatieve artikelen eronder aanbieden, waarbij de groeptotalen kunnen worden vergeleken, maar de alterntieve groep niet in het offertetotaal meetelt.

 

Ook hier geldt dat als een volledige groep als optie of alternatief is aangemerkt, verschijnt hier de groepstoevoeging, welke in het instellingenpagina is opgegeven.

 

Zolang de bladbeveiliging niet wordt uitgeschakeld, zijn optellingen 'fail-safe'.

 

Mocht met uitgeschakelde bladbeveiliging toch een optelling corrupt zijn geraakt, dan is er in Quotation-Plus een signalering aanwezig die foutieve optellingen signaleert.

Ook op het voorblad verschijnt een rode balk op de pagina die de optelfout bevat:

 

 

Dat garandeert een altijd sluitende optelling.

 

Indien deze kleur in kolom A verschijnt geeft dat aan dat de lange omschrijving slechts ten dele zichtbaar is.

Excel heeft een maximale hoeveelheid tekens die in een cel kunnen verschijnen en de lange omschrijving uit het Exact artikelbestand is in dit geval langer dan in één cel kan worden weerggegeven.

 

Lees hier meer over kleurmarkeringen.

 

QuotationPlus heeft de mogelijkheid om offertes te maken met nog niet in Exact bestaande artikelen.

Hiervoor wordt vooraf in Exact een artikel aangemaakt dat bij voorkeur bovenin de lijst verschijnt en wordt gebruikt als universeel artikel.

Handig voor als artikelen wel aangeboden moeten kunnen worden, maar nog niet in Exact bestaan.

Op het moment dat de offerte order wordt, zullen de universele-artikelen alsnog moeten worden omgezet.

 

Lees hier meer over kleurmarkeringen.

 

Indien deze kolom een rood-bruingekleurde cel bevat, betekent dat dat de verkoopprijs van het artikel een vaste (lees aangepaste) waarde bevat.

Indien deze kolom een fel roodgekleurde cel bevat, betekent dat dat de verkoopprijs van het artikel 0 euro is. Deze markering is aan of uit te schakelen vanuit de instellingenpagina.

 

Lees hier meer over kleurmarkeringen.

 

 

 

De pagina wordt opgemaakt middels een aantal vaste Excel stijlen.

Deze stijlen starten met de voorlooptekst "Fo_Qp_....."

 

Wilt u aanpassingen aan uw opmaak doen, pas dan de stijlen aan die worden gemarkeerd bij het aanklikken van een cel:

 

 

De volgende stijlen worden standaard toegepast:

 

1. Fo_Qp_FillCustomerColumns

maakt de cellen op in het gedeelte dat voor de klant zichtbaar is (Kolom D t/m I).

 

2. Fo_Qp_FillSensitiveColumns

Maakt de cellen op in het gedeelte dan niet zichtbaar is voor de klant, m.u.v. de bedragencellen.

 

3. Fo_Qp_FillSensitiveColumnsEuro

Maakt de de bedragencellen op in het gedeelte dan niet zichtbaar is voor de klant.

 

4. Fo_Qp_FrontPageConditionsGrey

Maakt de grijze cellen op het voorblad op in de sectie Offertevoorwaarden.

 

5. Fo_Qp_FrontPageConditionsWhite

Maakt de witte cellen op het voorblad op in de sectie Offertevoorwaarden.

 

6. Fo_Qp_PageHeaders

Maakt de pagina-headers op.

 

7. Fo_Qp_PageFooters

Maakt de pagina-footers op.

 

8. Fo_Qp_GroupHeaders

Maakt de groep-headers op.

 

9. Fo_Qp_GroupFooters

Maakt de groep-footers op.