Gegevens XML-export en gegevenstabellen

Via deze button exporteert u de offerte/calulatie in XML formaat naar Exact.

Via de [instellingenpagina] kunt u een aantal keuzes maken over welke delen van de offerte mee worden genomen in de XML export. Bijvoorbeeld:

• Wilt u tekstregels, of alleen artikelregels exporteren?

• Wilt u exporteren als Exact offerte of Exact order?

• Wilt u elk offerteblad exporteren als separate offerte of order?

 

QuotationPlus heeft de mogelijkheid om offertes te maken met nog niet in Exact bestaande artikelen.

Hiervoor wordt vooraf in Exact een artikel aangemaakt dat wordt gebruikt als universeel artikel.  De artikelcode wordt op de instellingenpagina ingevoerd.

Handig voor als artikelen wel aangeboden moeten kunnen worden, maar nog niet in Exact bestaan.

U kunt de artikelcode van het universele-artikel tijdens het offreren aanpassen, echter indien u de offerte naar Exact wilt exporteren, dient u vooraf wel alle universele-artikelen om te zetten naar echte artikelen.

Een universeel-artikel staat bovenaan in het artikelscherm en wordt in kolom B met gemarkeerd.

Indien u nalaat een universeel-artikel aan te maken, worden vanuit de XML import in Globe spontaan een nieuw artikel aangemaakt.

U wordt hier voor het exporteren nog voor gewaarschuwd.

 

Op de instellingenpagina kunt u aangeven in welke folder u de XML export wilt wegschrijven en welke naam aan het XML bestand wordt gegeven.

Het dient aanbeveling een unieke naam te kiezen, zodat offertes van andere gebruikers het XML bestand niet onbedoeld kunnen overschrijven.

 

Optie- en alternatieve artikelen worden in de XML export NIET meegenomen.

 

Tenslotte importeert u het XML bestand in Exact Globe. Voor deze import is de Exact Globe module XML-Server logistiek (SE1370) nodig.

Ga binnen Globe naar [XML, Logistieke import, Orders]. Indien u de offerte als Exact offerte wilt importeren, kiest u in de laatste stap voor [Offertes].

 

 

Kies het bestand uit de exportpad van Quotation-Plus en kies [Klaar].

 

 

In het berichtenveld kunt u teruglezen of het importeren zonder fouten is gelukt.

 

 

Worden hier importfouten gerapporteerd dan kunt u eventueel het exportbestand valideren via  [XML, Logistieke import, Valideren].

 

Quotation-Plus bevat verborgen pagina's met bedrijfsgevoelige gegevens zoals een klantenbestand en artikel(inkoop)gegevens.

 

Het is daarom uiterst belangrijk dat een Quotation-Plus offerte of calculatie NOOIT direct aan een klant wordt gemaild.

 

8 van de 10 keer wordt de offerte als PDF verzonden, maar soms wil een klant een Excel versie van de offerte ontvangen.

De button [Customer version] is daarvoor bedoeld.

Hiermee wordt een .xlsx bestand aangemaakt een met tijdstempel in de naam.

Deze bevat geen macro's / VBA code, tabellen, namen enz. Kortom, alle klantgevoelige informatie is achterwege gelaten, zodat dit bestand veilig als offerte kan worden verzonden.

 

Met de button [Verkoopmodus] worden de klantgevoelige kolommen met inkoopprijzen en marges verborgen, zodat u bijvoorbeeld in het bijzijn van een klant uw offerte kunt maken.

Via [rechtermuis, Inkoop zichtbaar] (of Ctrl-Shft-I) krijgt u de verborgen gegevens weer terug.

 

Met de button [Afdrukken] (Ctrl-Shft-P) komt u in het afdrukscherm van Quotation-Plus.

Allereerst wordt een printer gekozen:

 

 

Vervolgens verschijn een scherm waarin het voorblad en alle offertevolgbladen zijn gemarkeerd.

 

 

U kunt daar vanzelfsprekend aanpassingen op aanbrengen.

 

Na het drukken op [OK] wordt de offerte afgedrukt.

 

Let op !

Quotation-Plus bevat verborgen pagina's met bedrijfsgevoelige gegevens zoals een klantenbestand en artikel(inkoop)gegevens.

Het is daarom uiterst belangrijk dat een Quotation-Plus offerte of calculatie in Excel-vorm NOOIT direct aan een klant wordt gemaild.

Gebruik indien een PDF niet is gewenst eventueel een Customer Version.

 

 

Deze functionaliteit is een onderdeel van de de module 'Quote List' en is zonder separate licentie niet zichtbaar.

 

Via deze button wordt de offerte weggeschreven in de offertetabel'Quote List'

Het hoogste offertenummer plus 1 wordt opgehaald en weggeschreven in cel H9. Meer hierover in het onderdeel [offertenummer].

 

Geeft de versie van Quotation-Plus weer, alsmede de naam van de licentiehouder.

 

Kies hier via het pijltje de accountmanager uit de lijst van accountmanagers in Exact.

Een accountmanager verschijnt in deze lijst indien de button "Diversen" wordt gebruikt om accountmanagers en magazijnen in te laden.

 

Tevens verschijnt een accountmanager pas in deze lijst indien in Exact Globe wordt gekozen voor:

[HR, Personeel, Onderhouden] , open een personeelslid, [Rechten]. Voeg aan deze gebruiker de standaard Exact rol [Representative] toe:

 

 

Een magazijn verschijnt in deze lijst indien de button "Diversen" wordt gebruikt om accountmanagers en magazijnen in te laden.

 

Kies hier uit de beschikbare magazijnen. Deze keuze wordt in de Exact order of offerte toegepast.

 

 

In deze cel geeft u het offertenummer in dat u wilt toepassen.

Indien u in het bezit bent van een licentie van de module 'QuoteNumber', wordt hier automatisch het hoogtste offertenummer plus 1 weggeschreven, zodra de offerte wordt geupload.

Het offertenummer wordt samen met het revisienummer weggeschreven in cel offertenummer (H9).

 

 

Eén offerte kan meerdere revisies hebben.

In deze cel kunt u een opvolgend revisienummer plaatsen.

Dit revisienummer wordt toegevoegd aan het offertenummer en gecombineerd als offertenummer weggeschreven in cel H9.

 

Deze regel verschijnt in de Exact order of offerte op de regel "Uw referentie".

 

 

 

Deze regel verschijnt in de Exact order of offerte op de regel "Omschrijving".

 

Datum waarop voor het laatst de artikelgegevens uit Exact Globe zijn opgehaald + het aantal opgehaalde artikelen.

Deze gegevens worden weggeschreven op het verborgen tabblad Artikelen.

Via het [instellingenpagina] kunnen OF alle (actieve-) artikelen worden opgehaald, OF alleen actieve artikelen van een hoofdleverancier.

Verlopen- of inactieve artilkelen worden niet opgehaald.

 

Datum waarop voor het laatst de prijslijstgegevens uit Exact Globe zijn opgehaald + het aantal opgehaalde prijslijsten.

Deze gegevens worden weggeschreven op het verborgen tabblad Prijslijsten.

 

Datum waarop voor het laatst de relatiegegevens uit Exact Globe zijn opgehaald + het aantal opgehaalde relaties.

Deze gegevens worden weggeschreven op het verborgen tabblad Relaties.

Uisluitend actieve relaties worden opgehaald.

 

Datum waarop voor het laatst de Contactpersoongegevens uit Exact Globe zijn opgehaald + het aantal opgehaalde contactpersonen.

Deze gegevens worden weggeschreven op het verborgen tabblad Contacten.

Uisluitend actieve contactpersonen worden opgehaald.

 

Datum waarop voor het laatst de voorraadgegevens uit Exact Globe zijn opgehaald + het aantal opgehaalde voorraden.

Deze gegevens worden weggeschreven op het verborgen tabblad Voorraden.

 

De voorraad-query, maakt gebruik van de Exact tussentabel ‘Stockbalances’. Deze tabel is niet bij iedere Exact Globe installatie standaard aanwezig en dient in eenmalig te worden aangemaakt.

Ga in Exact Globe naar [Systeem, Algemeen, Tabellijst] en kies onderin voor de button [Transactietotalen].:

 

 

Klik in het volgende scherm op [Heropbouwen] en de StockBalances tabel wordt opgebouwd:

 

 

De tussentabel Stockbalances wordt nu aangemaakt.

Meer informatie over de tabel 'Stockbalances' op de Exact Support site onder document 23.799.855

 

 

Datum waarop voor het laatst de valutakoersgegevens uit Exact Globe zijn opgehaald + het aantal opgehaalde valutakoersen.

Deze gegevens worden weggeschreven op het verborgen tabblad Koersen.

 

 

Datum waarop voor het laatst de accountmanagers uit Exact Globe zijn opgehaald + het aantal opgehaalde accountmanagers.

Deze gegevens worden weggeschreven op het verborgen tabblad Diversen.

 

 

Deze functionaliteit is een onderdeel van de de module 'Quote List' en vereist een separate licentie.

 

Dit is de datum (en tijd) waarop de offerte wordt weggeschreven in 'Quote List'.

 

Deze functionaliteit is een onderdeel van de de module 'Quote List' en vereist een separate licentie.

 

Dit is de huidige datum, vermeerderd met het aantal dagen dat op de instellingen pagina is ingevoerd onder [Aantal dagen tot vervaldatum].

 

 

Deze functionaliteit is een onderdeel van de de module 'Quote List' en vereist een separate licentie.

 

Dit is de huidige datum, vermeerderd met het aantal dagen dat op de instellingen pagina is ingevoerd onder [Aantal dagen tot vervolgactie].

 

 

Deze functionaliteit is een onderdeel van de de module 'Quote List' en vereist een separate licentie.

 

Geef hier het verwachte scoringspercentage in voor deze offerte.

 

 

Deze functionaliteit is een onderdeel van de de module 'Quote List' en vereist een separate licentie.

 

Deze cel geeft een mogelijkheid een vrije categorie in te voeren voor de offerte

 

 

U kunt hier kiezen tussen een aantal statussen waarin een offerte zich kan bevinden. Deze worden verzameld in de 'Quote List':

 

Offertestatus:	Verklaring:
Open	Offerte is uitgebracht en wacht op een reactie.
Budget	Offerte is bedoeld om een budget te stellen en heeft geen reële scoringskans.
Lost	De offerte is verloren aan de competitie.
Over	De offerteaanvraag is komen te vervallen.
Anders	Een andere reden.

 

 

Deze functionaliteit is een onderdeel van de de module 'Quote List' en vereist een separate licentie.

 

Deze cel geeft een mogelijkheid om offertenotities toe te voegen.