FocusOne Article-Plus usermanual

Menu
Index

Werkblad Instellingen

Op deze pagina stelt u Article-Plus naar uw eigen wensen in.

 
U kunt uw eigen wensen instellen , of instellingen overnemen vanuit een andere versie van Article-Plus (vanaf versie 2.4).
 
Werkblad Instellingen
 
<TODO>: Insert description text here... And don't forget to add keyword for this topic
1

Leveranciers of hoofdleveranciers?

1. Leveranciers of hoofdleveranciers?
 
Hier geeft u aan of u artikelen van alle leveranciers of alleen van hoofdleveranciers wilt ophalen.
 
2

Assortimentscodes voor Merken of Productlijnen:

2. Assortimentscodes voor Merken of Productlijnen:
 
 
Geef hier aan of er van 'Merken' of 'Productlijnen'gebruik wordt gemaakt, en zo ja, welke assortimentscode hiervoor wordt toegepast.
Bij de keuze 'Geen' worden er geen gegevens weggeschreven in de XML export.
 
Meer informatie over merken of productlijnen.
 
3

Vrij veld voor datum prijslijst bijgewerkt (Userdate):

3. Vrij veld voor datum prijslijst bijgewerkt (Userdate):
 
Geef hier aan welk vrij datumveld wordt toegepast voor het wegschrijven van de 'datum laatste artikelmutatie'.
Bij de keuze 'Geen' worden er geen gegevens weggeschreven in de
XML export.
Meer over het vrije veld 'Prijslijst bijgewerkt' vindt u hier.
 
4

Calculeren met marge of opslag?

4. Calculeren met marge of opslag?
 
Bij marge is de Verkoopprijs 100%        Verkoopprijs = Inkoopprijs / (Inkoopprijs - marge in %)
Bij opslag is de Inkoopprijs 100%           Verkoopprijs = Inkoopprijs * (Inkoopprijs + opslag in %)
 
Het is aan te raden om deze instelling gelijk te zetten aan de soortgelijke instelling in Exact Globe:
[Systeem, Algemeen, Instellingen, Orderinstellingen, Invoer, Winstberekening]:
 
 
Meer informatie vindt u hier.
 
5

Calculeren op Inkoop- of kostprijs?

5. Calculeren op Inkoop- of kostprijs?
 
Geef hier aan of u de verkoopprijs berekent a.d.h.v. de inkoopprijs of de kostprijs.
 
6

Standaard calculatiemarge:

6. Standaard calculatiemarge:
 
Geef hier de standaard calculatie marge of opslag aan in procenten.
Deze wordt toegepast bij het invoeren van de
rekenmarge of opslag in kolom AI van het artikelblad.
 
7

Afronding verkoopprijzen op aantal decimalen:

7. Afronding verkoopprijzen op aantal decimalen:
 
Geef hier het aantal decimalen aan waarop de verkoopprijzen dienen te worden afgerond.
Bij een afronding van -1 of -2 rondt u af op resp. 10,- of 100,-
Het standaard aantal decimalen is 2.
 
8

BTW code verkoop

8. BTW code verkoop
 
Geef hier aan welke standaard BTW code verkoop in de XML export wordt toegepast.
 
9

Tabellen verversen bij ophalen artikelen?

9. Tabellen verversen bij ophalen artikelen?
 
Deze optie ververst de verborgen tabellen bij het ophalen van artikelen.
Het wordt sterk aangeraden deze instelling op "Ja" te zetten, zodat bij toevoegen van nieuwe artikelen een controle op een bestaande artikelcode bij een andere leverancier kan worden gedaan.
Hiermee voorkomt u dat een bestaand artikel kan worden overschreven.
 
10

Rijen wissen zonder waarschuwing?

10. Rijen wissen zonder waarschuwing?
 
Wist u vaak rijen via Ctrl-E (of het rechter-muis menu)?, dan kan het prettig zijn deze optie op 'Ja' te zetten.
Let wel: een artikelrij wordt daarmee zonder waarschuwing gewist.
 
11

Markering conversiefactor <> 1

11. Markering conversiefactor <> 1
 
Indien een artikel een andere inkoopeenheid dan verkoopeenheid heeft, wilt u dit dan markeren in de kolom 'Conversiefactor' (kolom Y) van het blad 'Artikelen'?
 
12

Importmatch op Artikelcode of leveranciersartikelcode?

12. Importmatch op Artikelcode of leveranciersartikelcode?
 
Geef hier aan of een match op in de geïmporteerde prijslijst aanwezige artikelen dient te gebeuren op de artikelcode van het artikel, of de artikelcode van de leverancier
 
13

Verkoopprijzen overnemen naar Artikelbestand?

13. Verkoopprijzen overnemen naar Artikelbestand?
 
Verkoopprijzen worden altijd als prijzen in Euro gezien.
Indien uw te importeren prijslijst verkoopprijzen in vreemde valuta weergeeft, kunt u er voor kiezen verkoopprijzen vanuit het blad 'Prijslijst' naar het blad 'Artikelen' niet te kopiëren, aangezien verkoopprijzen in Exact altijd in Euro dienen te zijn.
 
14

SQL Queryinstellingen

14. SQL Queryinstellingen
 
Stel hier in of u de koppeling met de Exact SQL database via een Query of via een View wilt maken.
 
SQL gegevens ophalen via een View werkt doorgaans sneller en de toegangsbeveiliging is beter te beheersen.
Ook zijn bij het werken met views wijzigingen eenvoudiger te realiseren en in één keer voor alle offertes door te voeren.
 
Bij Article-Plus wordt een SQL script meegeleverd, waarmee de Views geautomatiseerd worden geinstalleerd in de betreffende Exact database.
FocusOne organiseert doorgaans het installeren van views op uw server. Wilt u zelf de views installeren,dan volgt hieronder de procedure:
 
Indien op het tabblad Settings onder QuerySetting gekozen is voor Query, wordt de stand alone query toegepast.
Indien is gekozen voor View, wordt de query op een view toegepast. Queries op views zijn sneller en beter te beveiligen.
 
Maak voor het werken met views op de Windows server de groep FocusOneWindowsUsers aan met daarin de gebruikers die recht hebben op de FocusOne applicatie.
 
Draai het SQL batch script ‘FO_AP_batch script install views.sql’ in de SQL Management Studio, zodat de views worden aangemaakt. Zorg ervoor dat dit script in de juiste administratie wordt gedraaid.
Deze kan worden ingegeven in de eerste opdrachtregel van het batch script. Bijvoorbeeld  voor administratie 001: USE [001], of handmatig binnen SQL Management Studio.
Via het script wordt de SQL Role “FocusOneUsers” aangemaakt en de juiste rechten op de views ingesteld.
 
Tenslotte dient de Windows group  “FocusOneWindowsUsers” te worden gekoppeld aan de SQLRole “FocusOneUsers”:
Maak in de Security Section van SQL een nieuwe login aan.
Zoek naar de zojuist aangemaakte windowsgroep “FocusOneWindowsUsers”(vergeet niet bij ‘objecttypen’ het vinkje ‘groepen’ aan te zetten) en blader naar de windowsgroep “FocusOneWindowsUsers”.
Ga vervolgens naar ‘User mapping’ en zet een vinkje voor elke administratie waar de rechten voor moeten worden ingesteld.
 
Vink tenslotte onderin de door het script aangemaakte role “FocusOneUsers” aan.
 
15

XML export pad en bestandsnaam

15. XML export pad en bestandsnaam
 
Hier geeft u aan welk bestandspad en welke bestandsnaam wordt gebruikt voor het wegschrijven van de XML export file.
Met de 'Kies een folder' button bladert u naar de te gebruiken folder.
Het is aan te raden een uniek bestandspad en/of unieke naam toe te passen, zodat meerdere gebruikers elkaars bestand niet kunnen overschrijven.
 
16

Controle op dubbele en reeds aanwezige artikelen

16. Controle op dubbele en reeds aanwezige artikelen
 
Dubbele artikelcodes zijn niet toegestaan.
Het wordt daarom sterk aangeraden de optie 'Controle op dubbele artikelcodes' op 'Ja' te zetten, zodat wordt voorkomen dat artikelgegevens van andere hoofd-leveranciers onbedoeld worden overschreven.
 
Bestaande artikelcodes van een andere hoofdleveranciers kunnen bij het aanmaken van nieuwe artikelen met dezelfde artikelcode worden overschreven.
Het wordt daarom sterk aangeraden de 'Controle op bestaande artikelen' op 'Ja' te zetten, zodat wordt voorkomen dat artikelen van een andere leverancier onbedoeld worden overschreven.
 
17

Foutenrapport bij fouten in bestand wegschrijven?

17. Foutenrapport bij fouten in bestand wegschrijven?
 
Article-Plus heeft de mogelijkheid een foutenrapport weg te schrijven indien er een fout optreedt.
Met name SQL verbindings issues willen soms wel eens tot fouten leiden.
Door deze instelling op "Ja" in te stellen wordt in de folder waarin Article-Plus zich bevindt een foutenrapport weggeschreven.
 
18

Connectionstrings

 
18. Connectionstrings
 
Voer hier de Connection string in naar de 'live-' en eventueel 'demo'-administratie op de server.
Door op de 'Live' of 'DEMO 'button te klikken kunt u van administratie wisselen.
Indien de DEMO administratie wordt gebruikt dan wordt dit op het voorblad in cel  F1 weergegeven.
 
U kunt de beide Connection strings ophalen via de button "Ophalen ConnectieStrings". Daar is een wachtwoord voor nodig dat bekend is bij de administrator c.q. is op te vragen bij FocusOne.
Via de button "Wegschrijven ConnectieStrings" worden de ConnectieStrings weer weggeschreven in het SQL onderdeel van Article-Plus.
 

Uitleg opbouw Connection string:

 
Er zijn twee manieren om een connectie op te zetten naar de Exact SQL database:
 
1. Via een vaste SQL Username en Password:
Er wordt gebruik gemaakt van een vaste username en password welke worden ingegeven via de onderstaande string. Deze optie is eenvoudig en snel te realiseren, maar niet aan te raden.
De blauwe tekst  dient te worden aangepast aan de lokale situatie.
De gebruiker dient eenmalig in SSMS (SQL Management Studio) te worden aangemaakt en krijgt  alleen leesrechten.
 
DRIVER=SQL Server;SERVER=Servername;UID=User;PWD=Password;DATABASE=001

Uitleg optie 1: Een SQL ConnectionString verleent via een Username en Password diep verborgen IN de Article-Plus toegang tot de SQL database. Daarbij heeft iedereen die van Article-Plus gebruik maakt en is ingelogd op het de server c.q. het domein automatisch toegang tot die SQL gegevens.
Dit is de meest eenvoudige wijze, maar m.b.t. security niet de meest ideale oplossing. Via de ConnectionString is het namelijk theoretisch mogelijk ook (lees-)toegang te verkrijgen tot andere SQL tabellen dan door Article-Plus worden gebruikt.
Indien deze wijze van toegang toch wordt toegepast, dient de user in de connection string leesrechten te hebben op de SQL database. Daarvoor dient de SQL administrator tijdens de installatie eenmalig toegang te verlenen op de SQL omgeving en de gebruiker aan te maken.
 
2. Via Windows Login:
Er wordt gebruik gemaakt van de standaard SQL security via de Windows username (aan te raden):
De blauwe tekst  dient te worden aangepast aan de lokale situatie.
Er dient eenmalig in SSMS een door FocusOne aan te leveren SQL batchscript te worden gedraaid welke de Article-Plus SQL views aanmaakt en de rechten organiseert door de SQL role 'FocusOneUsers' toe te voegen .
 
DRIVER=SQL Server;SERVER=Servername;Trustedconnection = yes;DATABASE=001
 
Uitleg optie 2: Article-Plus krijgt via een view toegang tot de SQL tabellen, waarbij de view leesrechten heeft en gebruikers worden toegevoegd in een eenmalig in de server aan te maken usergroup.
De SQL security vindt volledig plaats via de Windows login credentials.
Alleen users die zijn toegevoegd in deze usergroup kunnen toegang krijgen tot de gegevens van Article-Plus en zijn daarmee beter te beheren.
Daarnaast zal het nooit mogelijk zijn om toegang te verkrijgen tot andere SQL tabellen dan in de views zijn gedefinieerd.
 

Aanmaken Windows User Group op lokale Windows PC:

1. Maak via Windows + R "lusrmgr.msc" een groep aan: Bijv "FocusOneExcelUsers"
2. Voeg alle gebruikers toe die toegang dienen te krijgen tot Article-Plus toe aan de nieuwe groep:
 
 

Aanmaken Windows User Group op Windows Server:

Click Start, and then click Server Manager.
In Server Manager, expand Configuration, expand Local Users and Groups, right-click Groups, and then click New Group.
 

Koppelen usergroup aan SQL views:

De laatste actie die dient plaats te vinden is het koppelen van de zojuist aangemaakte usergroep 'FocusOneExcelUsers' aan de views.
 
 
19

Instellingen voor kopiëren van artikelgegevens...

19. Instellingen voor kopiëren van artikelgegevens...
 
Deze tabel bepaalt waar de kolommen van het blad 'Prijslijst' naar worden gekopieerd in het blad 'Artikelen'.
Bij een spontane aanpassing zal Article-Plus zeer waarschijnlijk niet goed meer functioneren.
Derhalve de instellingen uitsluitend aanpassen na overleg met FocusOne support.
 
20

Importeer instellingen

voorgaande versie

20. Importeer instellingen
voorgaande versie
 
Vanaf versie 2.4 kunt u alle instellingen van een vorig exemplaar van Article-Plus importeren.
Open eerst de te exporteren versie van Article-Plus en kies vervolgens de button [Importeer instellingen].
Hiermee worden alle instellingen van de instellingenpagina gekopieerd.
 
21

Importeer actieve

Connectionstrings

21. Importeer actieve 
Connectionstrings
 
Vanaf versie 2.4 kunt u alle actieve Queries en Connectionstrings van de verborgen Query pagina een vorig exemplaar van Article-Plus importeren.
Open eerst de te exporteren versie van Article-Plus en kies vervolgens de button [Importeer Queries en Connectionstrings].
Hiermee worden alle actieve Queries en Connectionstrings van de verborgen Query pagina gekopieerd.
 
22

Leeg alle verborgen

tabellen

22. Leeg alle verborgen 
tabellen
 
Hiermee worden alle tabellen van de verborgen tablellenpagina geleegd.
 
23

Check actieve connectie

 met de SQL database

23. Check actieve connectie
 met de SQL database
 
Via deze button controleert u een werkende verbinding met de SQL database.
 
24

Helptekst instellingen

24. Helptekst instellingen
 
Bij alle instellingen op de instellingenpagina verschijnt in dit vak een korte helptekst over de mogelijke instellingen van het betreffende veld.
 
25

Reset VBA change events

25. Reset VBA change events
 
In het uitzonderlijke geval dat VBA Change events niet meer werken kan op verzoek van FocusOne support deze button worden gebruikt.
 
26

Reset keyboard shortcuts

26. Reset keyboard shortcuts
In het uitzonderlijke geval dat de keyboard shortcuts niet meer werken kan op verzoek van FocusOne support deze button worden gebruikt om alle keyboard shortcuts, rechter muis en F4 toets te resetten
27

Bladbeveiliging Aan/Uit

27. Bladbeveiliging Aan/Uit
 
Schakelt de bladbeveiliging aan en uit. Daar is een wachtwoord voor nodig dat bekend is bij de administrator c.q. is op te vragen bij FocusOne.
 
Bladbeveiliging zorgt ervoor dat niet onbedoeld gegevens (bijv.vanuit de macro's) kunnen worden overschreven.
Wijzigingen door macro's kunnen niet ongedaan worden gemaakt.
Door bepaalde functionaliteit wordt bladbeveiliging automatisch weer aangezet.
 
28

Maak verborgen bladen zichtbaar

28. Maak verborgen bladen zichtbaar
 
In Article-Plus zijn een aantal verborgen gegevensbladen aanwezig, met daarop geïmporteerde gegevensuit Globe...
Middels een administrator toegangscode zijn deze bladen voor controle toegankelijk.
 
29

Verberg verborgen bladen

29. Verberg verborgen bladen
 
In Article-Plus zijn een aantal verborgen gegevensbladen aanwezig, met daarop geïmporteerde gegevensuit Globe...
Middels een administrator toegangscode zijn deze bladen voor controle toegankelijk.
Via deze button kunt u ze weer verbergen.